Ferie og Fraværsregistrering

MindKey HR system giver et godt overblik over afholdte ferie og feriefridage, planlagt ferie og ferie tilgode for både HR, leder og den enkelte medarbejder.

Ferie kan registreres centralt af HR eller decentralt af leder eller medarbejder. Når medarbejderen registrerer ferie sker det med godkendelses workflow til nærmeste leder. Via en oprettet arbejdskalender for hver ansættelseskategori, håndterer systemet både helligdage og deltidsdage i forbindelse med tilskrivning og afvikling af ferie og feriefri dage.

Eksempler på ferie og fraværsregistrering

Opsætning af valgfri ferie og fraværskoder med regler for f.eks. anciennitet og maksimum overførsels- og udbetalingsenheder.

Administration af ferie giver mulighed for at tildele antal dage og timer pr ferieår f.eks. 25 feriedage og 37 feriefri timer. Tildelingen kan ske automatisk til alle medarbejdere i én funktion. Justeringer kan foretages, f.eks. i forhold til medarbejdere, der ikke har fuldt optjent ferieår.

Rapport eksempel på sygestatistik, med visning af aktuel måned og år-til-dato.

Rapport eksempel, der viser ferie og/eller fraværsbalance med summering på hele organisationen, på afdelinger og med mulighed for detaljeret visning pr. medarbejder.

Fravær fra arbejdspladsen, der skyldes sygdom, barsel, forældreorlov mv. er nødvendigt at registrere både af hensyn til intern opfølgning og til brug for statistiske oplysninger. Fraværsregistrering direkte i HR systemet gør det bl.a. muligt at:

• følge op på sygefravær generelt, både for medarbejder, leder og HR, bl.a. for at kunne gennemføre mulighedssamtalerne i henhold til loven
• danne grundlag for refusioner fra kommunerne i forbindelse med langvarigt sygefravær, komplikationer under svangerskab mv.
• levere den nødvendige statistik til opfølgning og planlægning

Hver medarbejder kan se sit fravær i HR systemet ved sygdom, barselsorlov, barns sygedag og andre fraværsårsager, som virksomheden ønsker at styre efter. Som leder har man adgang til en oversigt, der viser det samlede fravær for hele afdelingen fordelt per medarbejder eller totalt.

Nøglefunktioner

• Ferie- og fraværskoder oprettes til brug for registrering og opfølgning
• Kan oprette og vedligeholde alle former for ferie, feriefridage og helligdage og opsætte de ferieregler, som ønskes for ferie- og feriefridage, f.eks. tildeling af antal ferie- og feriefridage, opsætning af eventuel karenstid før dage tildeles (typisk feriefridage), afgøre om der skal tildeles i dage eller timer etc.
• Medarbejderne kan via systemet anmode om ferie, se hvormange feriedage der er brugt, og se antal fraværsdage
• Ledelsen får et værktøj, der kan føre statistik på fravær samt se årsagen til dette
• Rapporter over afholdt ferie- og feriefridage, samt status for ferie- og feriefridage, som medarbejderen har til gode på en bestemt dato samt saldo på udestående feriesaldo for hele virksomheden
• Fraværsstatistik
• Export/Import af registreringer for ferie og fravær for integration med virksomhedens lønsystem.