Effektivisering af HR og onboarding hos FK Distribution
FK Distribution er en distributionsvirksomhed, der husstandsomdeler tilbud – samt lokalaviser til 1,7 millioner husstande i hele Danmark. Virksomheden er en del af North Media-koncernen, som udover FK Distribution består af BoligPortal, Ofir, Bekey og Karman Connect A/S. Alle koncernens selskaber anvender den samme MindKey løsning som FK Distribution.
Før implementeringen af MindKey stod FK Distribution over for tidskrævende udfordringer med store, gentagne manuelle HR-processer. I denne artikel deler Lisbeth Larsen, HR-direktør i North Media A/S, hendes oplevelse med MindKey og hvordan MindKey hjalp FK Distribution væk fra de manuelle HR-processer og gentagne opgaver.
Automatiserede flows og ukompliceret onboarding
Et af de flows, der er blevet automatiseret og som gør livet lettere for HR-medarbejdere i FK Distribution, er onboarding.
”MindKey har introduceret os for automatiserede flows, og onboarding-processen er blevet meget mere effektiv. Alle vores kontraktskabeloner er lagt ind i systemet, og ved oprettelsen af en medarbejder kan vi tage de enkelte oplysninger og flette dem, så der kommer en kontrakt ud. Når kontrakten er underskrevet, sætter vi et oprettelses flow i gang, hvor vi tager stilling til, hvad der skal sendes til de forskellige afdelinger – IT, Drift, Økonomi, Løn og Administration. Alle afdelinger bliver automatisk underrettet om deres opgaver både inden medarbejderen starter, og når medarbejderen er startet.”
Derudover har virksomheden automatiseret alle løbende HR-processer, såsom ansættelse, opsigelse af medarbejdere, osv.
"Der er ingen tvivl om, hvornår samtaler skal eksekveres, hvilke spørgeskemaer, der skal sendes afsted hvornår, eller hvilke kurser medarbejderen skal på. Vi får også notifikation om, hvornår vi skal følge op på data om en medarbejder, så vi kan agere rettidigt i forhold til GDPR.”
Optimering af HR-processer med MindKey
"Implementeringen af MindKey blev motiveret af behovet for at optimere HR-processerne og forbedre datakvaliteten gennem automatisering. Vi valgte MindKey ud fra en grundig kravspecifikation, især med fokus på integration med andre systemer og styring af automatiserede, administrative processer."
Integration for datakvalitet og sikker adgangsstyring
MindKey er blevet integreret med flere af FK Distributions andre systemer såsom virksomhedens løn- produktionsplanlægning og udlægsafregningssystem, intranettet og Active Directory.
”Integrationen af MindKey med andre systemer hos FK Distribution har styrket datakvaliteten og reduceret arbejdsmængden. Vi føder alle data i HR-systemet ud fra et princip om, at den person, der først rører data, også indtaster data."
Vigtigheden af roller og rettigheder
HR-afdelingen har ansvaret for tildelingen af roller, grupper og rettigheder i MindKey. Adgangsstyringen sikrer, at medarbejdere fra forskellige afdelinger i FK Distribution har adgang til de områder og data, som er vigtige for udførelsen af deres opgaver - men ikke til de dele af systemet, som ikke er relevante for dem.
”Vores HR-afdeling har ansvaret for at tildele roller, grupper og rettigheder i MindKey, hvilket er afgørende for datakvaliteten. Vi kan begrænse, hvem der kan rette i stamdata, og det er med til at styrke datakvaliteten yderligere."
Service, medindflydelse og kontinuerlig udvikling
FK Distribution har med MindKey fået et HR-system, der opfylder HR-afdelingens krav og løbende udvikles.
”Vi har med vilje valgt et standardsystem, og vi har fået et system af rigtig god kvalitet, hvor nye funktioner er gennemtestede. Samtidig har vi en god dialog med MindKey og får lov at byde ind med ønsker til ny funktionalitet. Vi oplever, at de er lydhøre og gerne vil løse vores udfordringer.”