Effektivisering af HR og onboarding hos FK Distribution
FK Distribution er en distributionsvirksomhed, der husstandsomdeler tilbud - samt lokalaviser til 1,7 millioner husstande i hele Danmark. Virksomheden er en del af North Media-koncernen, som udover FK Distribution består af BoligPortal, Ofir, Bekey og Karman Connect A/S. Alle koncernens selskaber anvender den samme MindKey løsning som FK Distribution.
Før implementeringen af Mindkey stod FK Distribution over for tidskrævende udfordringer med store, gentagne manuelle HR-processer. I denne artikel deler Lisbeth Larsen, HR-direktør i North Media A/S, hendes oplevelse med Mindkey og hvordan systemet hjalp FK Distribution væk fra de manuelle HR-processer og gentagne opgaver.
Automatiseret onboarding der koordinerer på tværs af afdelinger
Onboarding er et af de HR-flows, der traditionelt kræver meget manuel koordinering. Hos FK Distribution er hele processen nu automatiseret i Mindkey - fra kontraktgenerering til notifikationer på tværs af IT, Drift, Økonomi, Løn og Administration.
Alle kontraktskabeloner er lagt ind i systemet. Når en ny medarbejder oprettes, flettes de relevante oplysninger automatisk ind i kontrakten. Når kontrakten er underskrevet, udløser det et oprettelsesflow, der underretter alle relevante afdelinger om deres opgaver - både inden medarbejderen starter og på første arbejdsdag.
"Mindkey har introduceret os for automatiserede flows, og onboarding-processen er blevet meget mere effektiv. Alle vores kontraktskabeloner er lagt ind i systemet, og ved oprettelsen af en medarbejder kan vi tage de enkelte oplysninger og flette dem, så der kommer en kontrakt ud. Når kontrakten er underskrevet, sætter vi et oprettelses flow i gang, hvor vi tager stilling til, hvad der skal sendes til de forskellige afdelinger – IT, Drift, Økonomi, Løn og Administration. Alle afdelinger bliver automatisk underrettet om deres opgaver både inden medarbejderen starter, og når medarbejderen er startet."
Automatiseringen stopper ikke ved onboarding. FK Distribution har ligeledes automatiseret alle løbende HR-processer som ansættelse, opsigelse og opfølgning på medarbejderdata.
"Der er ingen tvivl om, hvornår samtaler skal eksekveres, hvilke spørgeskemaer, der skal sendes afsted hvornår, eller hvilke kurser medarbejderen skal på. Vi får også notifikation om, hvornår vi skal følge op på data om en medarbejder, så vi kan agere rettidigt i forhold til GDPR."
"Implementeringen af Mindkey blev motiveret af behovet for at optimere HR-processerne og forbedre datakvaliteten gennem automatisering. Vi valgte MindKey ud fra en grundig kravspecifikation, især med fokus på integration med andre systemer og styring af automatiserede, administrative processer."
Færre fejl og højere datakvalitet med tværgående systemintegration
Mindkey er integreret med en række af FK Distributions øvrige systemer: lønsystem, produktionsplanlægning, udlægsafregning, intranet og Active Directory. Det betyder, at data kun indtastes én gang - af den person, der først håndterer den pågældende information.
Det reducerer dobbeltarbejde, minimerer fejl og skaber et samlet datagrundlag på tværs af organisationen.
"Integrationen af Mindkey med andre systemer hos FK Distribution har styrket datakvaliteten og reduceret arbejdsmængden. Vi føder alle data i HR-systemet ud fra et princip om, at den person, der først rører data, også indtaster data."
Rollebaseret adgangsstyring der beskytter stamdata og sikrer compliance
HR-afdelingen hos FK Distribution administrerer roller, grupper og rettigheder i Mindkey. Det sikrer, at medarbejdere på tværs af afdelinger kun har adgang til de data og funktioner, der er relevante for deres arbejdsopgaver og ikke mere.
Den granulære adgangsstyring er med til at beskytte følsomme stamdata og styrker samtidig den overordnede datakvalitet i systemet.
"Vores HR-afdeling har ansvaret for at tildele roller, grupper og rettigheder i Mindkey, hvilket er afgørende for datakvaliteten. Vi kan begrænse, hvem der kan rette i stamdata, og det er med til at styrke datakvaliteten yderligere."
Et standardsystem af høj kvalitet - med plads til dialog
FK Distribution valgte bevidst et standardsystem frem for en skræddersyet løsning. Fordelen er gennemtestede funktioner og stabil drift - kombineret med muligheden for at byde ind med ønsker til ny funktionalitet.
Samarbejdet med Mindkey er præget af lydhørhed og vilje til løbende forbedring, hvilket giver FK Distribution tryghed i, at systemet udvikler sig i takt med organisationens behov.
"Vi har med vilje valgt et standardsystem, og vi har fået et system af rigtig god kvalitet, hvor nye funktioner er gennemtestede. Samtidig har vi en god dialog med Mindkey og får lov at byde ind med ønsker til ny funktionalitet. Vi oplever, at de er lydhøre og gerne vil løse vores udfordringer."