Mere struktur og mindre manuelt arbejde med lønregulering i Mindkey
Bellagroup er blandt Danmarks største virksomheder inden for hoteller, konferencer og hospitality. Koncernen består blandt andet af Bella Center Copenhagen, AC Hotel Bella Sky og Copenhagen Marriott Hotel - og byder årligt over 1 million gæster velkommen på tværs af deres venues og hoteller i København.
Da Bellagroup ønskede at samle deres HR-processer i ét system, faldt valget på Mindkey - blandt andet på grund af ønsket om at digitalisere og effektivisere arbejdet med lønregulering. I denne case deler Helle Kejser, Senior Business Partner, og Maria Mulbjerg Thimsen, HR Business Partner hos Bellagroup, deres erfaringer med implementeringen, samarbejdet og de gevinster, de har opnået.
Sådan styrer Bellagroup lønreguleringsprocessen
For mange HR-afdelinger er lønregulering en tidskrævende proces spredt over mails, regneark og manuelle godkendelsesrunder. Mindkeys modul til lønregulering ændrer det fundamentalt. Modulet giver HR mulighed for at styre hele lønreguleringsprocessen direkte i systemet – fra planlægning og ledelsesinvolvering til gennemførelse og dokumentation.
Løsningen er designet til at understøtte både centrale og decentrale processer og kan konfigureres fleksibelt, så den afspejler virksomhedens unikke lønstruktur og politikker. Resultatet er fuld gennemsigtighed, stærk dokumentation og en proces, der matcher forretningens behov.
"Vi ledte efter et HR-system, der kunne samle det hele og understøtte vores strategi om at blive mere digitale. Vi arbejdede med mange forskellige platforme, der ikke talte sammen, og det gav os et stort ønske om en samlet løsning som Mindkey. Ikke kun til stamdata, men også til samtaler, services og ikke mindst lønregulering. Lønregulering havde i mange år levet i Excel, men det er bare svært at styre versioner, sikre rettigheder og dokumentere godkendelser ordentligt."
Fra Excel til et system
Før Bellagroup tog Mindkey i brug, blev lønregulering håndteret manuelt i Excel - en løsning, der med tiden viste sig både sårbar og tidskrævende.
"Vi arbejdede med mange forskellige platforme, som ikke talte sammen, og ønskede derfor én samlet løsning - ikke kun til stamdata, men også til samtaler, services og ikke mindst lønregulering. Lønregulering har i mange år fungeret i Excel, men det er svært at styre versioner, sikre rettigheder og dokumentere godkendelser. Processen var præget af mange manuelle trin og mails frem og tilbage, hvilket gjorde det udfordrende at bevare overblikket."
Behovet for en mere struktureret og gennemsigtig lønreguleringsproces var en afgørende årsag til, at Bellagroup valgte at digitalisere med Mindkey og samle alt ét sted, hvor HR, ledere og lønteam kan arbejde effektivt, sikkert og i overensstemmelse med GDPR.
Fleksibel til komplekse organisationer
Som HR-brugere oplevede Helle og Maria, at Mindkeys lønreguleringsmodul kunne tilpasses Bellagroups behov - selv i en organisation med komplekse budgetstrukturer og mange varianter af lønarter.
"Vi arbejder med forskellige budgetrammer på tværs af afdelinger, og det var vigtigt, at systemet kunne håndtere den fleksibilitet. Vi brugte tid på at sætte det rigtigt op, og det har givet os et lønreguleringsflow, som både er digitalt, sporbart og tilpasset vores virkelighed."
Modulet gav Bellagroup mulighed for at:
Definere adgangsrettigheder præcist
Så ledergodkendelser altid gemmes og dokumenteres.
Håndtere alle lønarter
Basisløn, tillæg, fritvalg og individuelle lønmodeller.
Understøtte både ensartede og individuelle reguleringer
Med beregningsfelter tilpasset virksomhedens specifikke modeller.
Sikre sporbarhed
Ingen manuelle mails, ingen tvivl om versioner.
"Vi har virkelig fået prøvet systemet af og selvom vi skulle lære det fra bunden, så blev vi hurtigt kørende. Og når vi stødte på udfordringer, blev vi taget seriøst og hjulpet hurtigt videre."
Tydelige gevinster og positive tilbagemeldinger
Den digitale lønreguleringsproces har ikke kun skabt lettelse i HR-afdelingen. Også lederne mærker forskellen.
"Vi kan se, at lederne har fået et langt bedre indblik. De har adgang til præcis den information, de skal bruge – og de oplever, at det er lettere at bidrage aktivt i processen."
For HR- og lønteamet er effektivitetsgevinsterne konkrete:
"Vi har reduceret det manuelle arbejde betydeligt. Mindkey gør det nemt at følge op, spore godkendelser og arbejde med forskellige lønscenarier på en struktureret måde. Det er tid, vi nu kan bruge på andre opgaver – og det giver værdi på tværs af organisationen."
Et fuldt integreret HR-system
Bellagroup har i dag en lønreguleringsproces, der er fuldt integreret i deres HR-system og understøtter en sikker håndtering af løndata i overensstemmelse med gældende GDPR-krav. Samtidig giver løsningen en gennemskuelig lønhistorik, der skaber overblik over medarbejdernes lønudvikling, danner et stærkt grundlag for fremtidig lønrapportering og understøtter en mere datadrevet tilgang til HR på tværs af organisationen.