Per Aarsleff holder styr på medarbejder-stamdata med MindKey
Per Aarsleff er en børsnoteret bygge- og anlægsvirksomhed med aktiviteter i hele Danmark samt flere steder i udlandet. Virksomhedens speciale er at udtænke, planlægge og gennemføre store projekter inde for infrastruktur, klimatilpasning, miljø, energi og byggeri. Virksomheden har mange ansatte, og det er her at MindKey er med til at skabe overblik samtidigt med at holde stamdata ajour.
I denne artikel deler Vibeke Tjell, IT-projektleder hos Per Aarsleff, sin oplevelse med MindKey og beskriver, hvordan MindKey har sikret, at virksomheden har fået styr på deres medarbejderes stamdata, onboarding, og GDPR.
Masterdatasystem der skaber overblik
Per Aarsleff valgte at implementere MindKey tilbage i 2020. Virksomheden havde på daværende tidspunkt ikke et HR-system, og man håndterede medarbejderstamdata i virksomhedens ERP-system. Da koncernen vokser eksplosivt med mange nye ansættelser og kravet om at være GDPR-compliant, er det afgørende for Per Aarsleff, at man har styr på medarbejderstamdata samt diverse dokumenter.
”MindKey sikrer, at vi har medarbejderstamdata samlet ét sted. Data er blevet synlige, og det er blevet let tilgængeligt for lederne at se data på deres medarbejdere.”
For Per Aarsleff er MindKey det centrale system for al medarbejderstamdata, og systemet bidrager med disse informationer til andre systemer i virksomheden qua den indbyggede integration.
Rapportering der fungerer
”Vores HR-koncern anvender data fra MindKey til rapportering. De udarbejder de lovmæssige rapporter om køn, diversitet, alder osv. De kan simpelthen ikke få armene ned, fordi de nu har data samlet ét sted, og det er nemt at få data ud af HR-systemet til de lovmæssige rapporteringer og regnskabsrapportering.”
Rekvisitioner effektiviserer HR-processer
I forbindelse med Per Aarsleffs vækst bidrager MindKey positivt til hele ansættelsesprocessen samt eksekvering. Ledere opretter rekvisitioner i HR-systemet, hvilket vil sige, at ledere selv supplerer informationer om kandidater og deres ansættelsesforhold. Disse oplysninger bruges så af lønmedarbejderne til at udarbejde ansættelseskontrakter på baggrund af.
”Det er en stor gevinst for vores lønafdeling, fordi de sparer en masse mails frem og tilbage med lederne. Via HR-systemet har de struktureret de informationer, der kræves til en ansættelseskontrakt. Lønafdelingen modtager dermed på én gang alle de oplysninger fra lederne, som de har brug for. Det er en stor styrke i forhold til GDPR, og både effektiviteten og kvaliteten af processen er løftet betydeligt, da der ikke er så mange tilbageløb i processen.”
HR digitaliseres med integrationer og dokumenthåndtering
Integration og migrering af data til andre systemer fungerer effektivt for Per Aarsleff med MindKey.
"Når ansættelseskontrakterne udarbejdes, anvender vi integrationen mellem MindKey og Visma Addo digital signatur. Dette sikrer, at vi får de rigtige og valide informationer fra kandidaterne. Ansættelsespakker, indeholdende alle relevante dokumenter, sendes til kandidaterne, og når de returnerer det underskrevne materiale, arkiveres det automatisk korrekt i HR-systemet. Dokumenthåndtering er en gevinst, da dokumenterne nu er elektroniske."
At have et godt og sikkert arbejdsmiljø er væsentligt i Per Aarsleff, så det er vigtigt, at informationerne er korrekte og peger rigtigt ind i virksomheden – også med hensyn til rapportering, mulighed for opfølgning osv.
Samarbejde, Nærhed og faglig sparring
Samarbejdet mellem MindKey og Per Aarsleff er ifølge Vibeke præget af nærhed, effektivitet og faglig sparring.
”Vi har et nært samarbejde med MindKey. Hurtig respons og eksekvering ved opdatering af data er essentielt for os. Nærheden viser sig som en styrke ved integrationer og migrering af data, hvor vores virksomhedsspecifikke konfigurationer kræver præcision, og når der er behov for justeringer, er processen effektiv, fordi MindKey kender os så godt. Alt i alt giver den dybe forståelse, som MindKey har for vores forretning, god support på de udfordringer, vi står overfor.”