Per Aarsleff holder styr på medarbejder-stamdata med Mindkey
Per Aarsleff er en børsnoteret bygge- og anlægsvirksomhed med aktiviteter i hele Danmark samt flere steder i udlandet. Virksomhedens speciale er at udtænke, planlægge og gennemføre store projekter inde for infrastruktur, klimatilpasning, miljø, energi og byggeri. Virksomheden har mange ansatte, og det er her at MindKey er med til at skabe overblik samtidigt med at holde stamdata ajour.
I denne artikel deler Vibeke Tjell, IT-projektleder hos Per Aarsleff, sin oplevelse med MindKey og beskriver, hvordan MindKey har sikret, at virksomheden har fået styr på deres medarbejderes stamdata, onboarding, og GDPR.
Masterdatasystem der skaber overblik
Da Per Aarsleff implementerede Mindkey i 2020, havde koncernen intet dedikeret HR-system – medarbejderstamdata blev håndteret i ERP-systemet. Med en eksplosiv vækst, mange nye ansættelser og skærpede GDPR-krav var behovet for et robust og struktureret HR-fundament presserende.
"Mindkey sikrer, at vi har medarbejderstamdata samlet ét sted. Data er blevet synlige, og det er blevet let tilgængeligt for lederne at se data på deres medarbejdere."
I dag er Mindkey det centrale masterdatasystem for al medarbejderstamdata i koncernen – og via den indbyggede integration leverer systemet data videre til øvrige systemer på tværs af virksomheden.
”Vores HR-koncern anvender data fra Mindkey til rapportering. De udarbejder de lovmæssige rapporter om køn, diversitet, alder osv. De kan simpelthen ikke få armene ned, fordi de nu har data samlet ét sted, og det er nemt at få data ud af HR-systemet til de lovmæssige rapporteringer og regnskabsrapportering.”
Rekvisitioner der effektiviserer ansættelsesprocessen
I takt med Per Aarsleffs vækst bidrager Mindkey konkret til at strømline hele ansættelsesforløbet. Ledere opretter rekvisitioner direkte i HR-systemet og supplerer selv med informationer om kandidater og ansættelsesvilkår – data som lønafdelingen derefter bruger til at udarbejde ansættelseskontrakter.
"Det er en stor gevinst for vores lønafdeling, fordi de sparer en masse mails frem og tilbage med lederne. Via HR-systemet har de struktureret de informationer, der kræves til en ansættelseskontrakt. Lønafdelingen modtager dermed på én gang alle de oplysninger fra lederne, som de har brug for. Det er en stor styrke i forhold til GDPR, og både effektiviteten og kvaliteten af processen er løftet betydeligt."
Digital dokumenthåndtering og systemintegration
Mindkeys integration med Visma Addo digital signatur gør hele ansættelsesprocessen papirfri og sikker.
"Når ansættelseskontrakterne udarbejdes, anvender vi integrationen mellem Mindkey og Visma Addo digital signatur. Dette sikrer, at vi får de rigtige og valide informationer fra kandidaterne. Ansættelsespakker sendes til kandidaterne, og når de returnerer det underskrevne materiale, arkiveres det automatisk korrekt i HR-systemet. Dokumenthåndtering er en gevinst, da dokumenterne nu er elektroniske."
Samarbejde, nærhed og faglig sparring
For Per Aarsleff er samarbejdet med Mindkey præget af mere end teknisk support – det er en relation bygget på gensidig forståelse og præcision.
"Vi har et nært samarbejde med Mindkey. Hurtig respons og eksekvering ved opdatering af data er essentielt for os. Nærheden viser sig som en styrke ved integrationer og migrering af data, hvor vores virksomhedsspecifikke konfigurationer kræver præcision. Når der er behov for justeringer, er processen effektiv, fordi Mindkey kender os så godt. Den dybe forståelse, som Mindkey har for vores forretning, giver god support på de udfordringer, vi står overfor."