Tusass professionaliserer HR og effektiviserer rekrutteringsprocessen med Mindkey
Tusass er hele Grønlands udbyder af telefoni og internet, samt transportør af pakker og breve. Hos Tusass ønsker man at skabe de bedste kundeoplevelser, samtidigt med at stræbe efter at være et stærkt aktiv til gavn for det grønlandske samfund. Tusass er med forskellige medarbejdergrupper en etableret virksomhed, hvor alle medarbejdere har adgang til MindKey.
I denne artikel deler Helena Rotvig Kristiansen, HR-direktør hos Tusass, sin oplevelse med brugen af Mindkey og hvordan systemet har hjulpet Tusass' HR-afdeling med at blive opgraderet og gjort endnu mere professionel.
Effektiv implementering på tre måneder
Før Mindkey havde Tusass et ESDH-system, hvor personaleadministration var en besværlig og tidskrævende opgave. Behovet for en bedre løsning var klart – og valget faldt naturligt på Mindkey, baseret på HR-ansvarlig Helena Rotvig Kristiansens tidligere positive erfaringer med systemet.
Da Mindkey desuden er cloudbaseret og understøtter systemgenkendelighed på tværs af virksomheder i Grønland, var det det rette valg. Implementeringen gik stærkt: kun tre måneder fra beslutning til go-live – et resultat af en intensiv og velforberedt proces i tæt samarbejde med Mindkey.
”Mindkey er nemt og intuitivt at bruge. Processerne er blevet betydeligt mere effektive på alle områder indenfor den daglige HR-administration, dokumenthåndtering og rekruttering.”
En rekrutteringsproces der virker
Mindkey er i dag fuldt integreret med Tusass' hjemmeside. Ansøgninger og dokumenter håndteres struktureret og GDPR-compliant, og kandidater kan selv uploade materiale, som automatisk arkiveres i systemet.
"Førhen blev ansøgninger sendt og modtaget i forskellige mail-postkasser. Rekrutteringsprocessen var ikke stabil, og det er processer aldrig, når de er personafhængige og ligger i personlige postkasser."
I dag er rekrutteringsprocessen et lukket og sporbart kredsløb. Ledere kan selv følge kandidater i systemet, og når den rette kandidat er fundet, onboarder HR direkte fra Mindkey – uden dobbeltindtastning, da data automatisk flyder videre via den indbyggede integration.
"Mindkey gør en kæmpe forskel for os i hverdagen. Den administrative håndtering er blevet lettere. Vi har fået en mere enkel sagshåndtering end tidligere, og det hjælper alle processerne i vores HR-system. Vi er blevet to medarbejdere færre i HR, og Mindkey er en væsentlig del af forklaringen."
Sikkerhed i processen - IT og GDPR
En struktureret rekrutteringsproces handler ikke kun om effektivitet. Det handler også om sikkerhed, kvalitet og brand.
"Mindkey som HR-system giver sikkerhed, både IT-sikkerhedsmæssigt og HR-procesmæssigt. Rekrutteringsprocessen i Mindkey sikrer, at vi svarer alle kandidater, og vi kan sende standardsvar ud via systemet, hvilket giver en højnet kvalitet i håndteringen af ansøgere. Ved ikke at modtage ansøgninger i mail-postkasser bidrager processen også til at være GDPR-compliant. Det hæver brandkvaliteten, at vi er en virksomhed, der tager ordentligt hånd om alle vores kandidater i rekrutteringsprocessen."
Et samarbejde der får tingene til at ske
For Tusass er Mindkey ikke blot et system - det er en tæt samarbejdspartner, hvor nærheden og den personlige relation er afgørende.
"Det gode samarbejde og det faktum, at Mindkey er cloudbaseret, gjorde, at vi lavede en lynhurtig implementering af systemet. Vores HR-konsulenter skriver direkte sammen med Mindkey-konsulenten, og der er et meget tæt forhold mellem dem. Nærheden og genkendeligheden betyder alt. Det er én-til-én-relationen, der gør, at vi får tingene op at køre. Relationen er vigtig, og den bærer det hele igennem."