Mere struktur og mindre manuelt arbejde med lønregulering i Mindkey
Bellagroup er blandt Danmarks største virksomheder inden for hoteller, konferencer og hospitality. Koncernen består blandt andet af Bella Center Copenhagen, AC Hotel Bella Sky og Copenhagen Marriott Hotel – og byder årligt over 1 million gæster velkommen på tværs af deres venues og hoteller i København.
Da Bellagroup ønskede at samle deres HR-processer i ét system, faldt valget på Mindkey – blandt andet på grund af ønsket om at digitalisere og effektivisere arbejdet med lønregulering.
Mindkey´s modul til lønregulering giver HR mulighed for at styre helelønreguleringsprocessen direkte i systemet - effektivt, sikkert og dokumenteret.
Modulet er designet til at understøtte både centrale og decentrale processer og gør det muligt at planlægge, involvere ledelsen og gennemføre lønjusteringer med fuldt overblik. Med fleksibel konfiguration tilpasses løsningen nemt virksomhedens lønstruktur og politikker, så både gennemsigtighed og forretningsbehov imødekommes.
I denne case har vi talt med Helle Kejser, Senior Business Partner, og Maria Mulbjerg Thimsen, HR Business Partner hos Bellagroup, der deler deres erfaringer med opsætning, proces og ledelsesinvolvering i Mindkey's lønreguleringsmodul.
“Vi har været på udkig efter et HR-system med flere funktionaliteter, der kunne understøtte vores strategi om at blive mere digitale. Vi arbejdede med mange forskellige platforme, som ikke talte sammen, og ønskede derfor én samlet løsning - ikke kun til stamdata, men også til samtaler, services og ikke mindst lønregulering. Lønregulering har i mange år fungeret i Excel, men det er svært at styre versioner, sikre rettigheder og dokumentere godkendelser. Processen var præget af mange manuelle trin og mails frem og tilbage, hvilket gjorde det udfordrende at bevare overblikket.”
Fra Excel til et system med overblik og struktur
Før Bellagroup tog Mindkey i brug, blev lønregulering håndteret manuelt i Excel-ark- en løsning, der med tiden viste sig både sårbar og tidskrævende.
Behovet foren mere struktureret og gennemsigtig proces var derfor en afgørende årsag til, at Bellagroup valgte at digitalisere lønreguleringen i Mindkey - og samle alt ét sted, hvor både HR, ledere og lønafdeling kunne arbejde mere effektivt og sikkert.
Opsætning med fleksibilitet og blik for kompleksitet
Som HR-brugere oplevede både Helle og Maria, at opsætningen i Mindkey kunnetilpasses Bellagroups behov – selv i en organisation med kompleksebudgetstrukturer og mange varianter af lønarter.
“Vi arbejder med forskellige budgetrammer på tværs af afdelinger, og det var vigtigt, at systemet kunne håndtere den fleksibilitet. Vi brugte tid på at sætte det rigtigt op, og det har givet os et lønregulerings flow, som både er digitalt, sporbart og tilpasset vores virkelighed.”
Et andet vigtigtelement i opsætningen har været muligheden for at definere, hvem der har adgang til hvad – og sikre at ledergodkendelser bliver gemt og dokumenteret undervejs.
“Det skaber tryghed – både for os i HR og for dem, der skal træffebeslutningerne.”
Derudover kunne Bellagroup opsætte reguleringer, der tog højde for bådebasisløn, diverse tillæg, fritvalg og øvrige lønarter. Den fleksiblekonfiguration gjorde det muligt at understøtte både ensartede og individuellereguleringer – fx med mulighed for lige løn fordeling og beregningsfelter, der passede til deres specifikke modeller.
“Vi har virkelig fået prøvet systemet af - og selvom vi skulle lære det fra bunden, så blev vi hurtigt kørende. Og når vi stødte på udfordringer, blev vi taget seriøst og hjulpet hurtigt videre. Det gjorde, at vi kunne fokusere på processen i stedet for systemet.”
Tydelige gevinster - og positive tilbagemeldinger fra lederne
Udover den tekniske fleksibilitet har Bellagroup også oplevet en mere gnidningsfri proces i samarbejdet med lederne. Lønregulering er nu noget, der skaber overblik i stedet for forvirring.
“Vi kan se, at lederne har fået et langt bedre indblik. De har adgang til præcis den information, de skal bruge - og de oplever, at det er lettere at bidrage aktivt i processen”
Samtidig har det skabt tydelige effektivitetsgevinster for HR og løn teamet:
“Vi har reduceret det manuelle arbejde betydeligt. Mindkey gør det nemt atfølge op, spore godkendelser og arbejde med forskellige løn scenarier på en struktureret måde. Det er tid, vi nu kan bruge på andre opgaver – og det giverværdi på tværs af organisationen”
Fuldt integreret system
Bella Group har i dag en lønreguleringsproces, der er fuldt integreret i deres HR-system og lever op til gældende GDPR-krav. Den nye løsning sikrer en gennemskuelig lønhistorik, der visualiserer medarbejdernes lønudvikling over tid. Det giver et godt grundlag for fremtidig lønrapportering og understøtter en mere datadrevet tilgang til deres HR-arbejde.